Человеческий фактор. Том 4 - Сальвенди Г.
ISBN 5-03-001814-Х
Скачать (прямая ссылка):
Речевое сообщение хранится в «почтовом ящике» и может быть передано через некоторое время. В большинстве таких систем сообщения преобразуются в цифровую форму и записываются на диске или другом устройстве с произвольным доступом. Система может работать независимо или совместно с видеотерминалом. Такая система может выполнять и другие функции, например, посылать сообщения в определенное время или рассылать одно сообщение группе адресатов.
Системы хранения речевых сообщений имеют несколько достоинств. Использование их позволяет экономить время: средняя длительность сообщения в таких системах около 1 мин, тогда как средняя продолжительность обычного телефонного разговора составляет около 6 мин. Кроме того, такие системы предоставляют возможность посылать и принимать сообщения в любое время дня, что позволяет заниматься другой деятельностью без дополнительных перерывов. Одиако в некоторых случаях возникают затруднения из-за отсутствия непосредственного контакта с собеседником. Другие сложности заключаются в том, что отсутствуют обратная связь и подтверждение получения сообщения, при воспроизведении сообщений иногда нарушается темп речи, а сервисные системы могут не отвечать потребностям пользователей.
Электронная почта. Электронная почта используется в качестве замены телефонной связи и деловой корреспонденции.
ЧФ в АУД
391
Сообщения передаются либо по выделенным каналам, либо по обычной телефонной сети.
Электронная почта пока не получила широкого распространения в учреждениях. Это связано в основном с недостатками планирования [44]. При использовании электронной почты возникают вопросы, связанные с доступом, защитой информации, отсутствием диалога с его неформальным аспектом, а также с отсутствием достаточных документальных подтверждений сообщений; могут возникать вопросы относительно того, кто должен выполнять эту работу. Она традиционно выполняется канцелярскими служащими, однако руководители могут пожелать самостоятельно просматривать направленные им сообщения, что приводит к некоторым трудностям в распределении обязанностей.
В целом же, если требуется обеспечить удобство использования системы, ее простоту, гибкость, надежность, защиту и аутентификацию информации, то нужно обеспечить выполнение целого ряда технических требований [63].
Работа с документами. Существует несколько средств, которыми можно автоматизировать подготовку документов. Это системы обработки текстов, хранения информации, оптического распознавания символов, электронные пишущие машинки и графические устройства. Здесь мы рассмотрим только системы обработки текстов и хранения информации.
Системы обработки текстов. Системы обработки текстов являются в настоящее время наиболее широко распространенным средством автоматизации в учреждениях. Они используются для набора и редактирования текста, а также для создания файлов данных. При этом пользователь работает за терминалом вычислительной машины, снабженным клавиатурой для ввода текста и видеодисплеем для просмотра текста. Текст вводится в систему и обрабатывается с использованием имеющихся команд.
Системы обработки текстов имеют некоторые преимущества перед обычной печатью на машинках. Например, можно легко и быстро выполнять действия, связанные с редактированием текста; так, его перемещение, удаление и вставка не требуют повторного набора. Кроме того, поскольку информация хранится на диске, ее можно передавать в другие устройства, подключенные к сети. Наконец, текстовую информацию можно обрабатывать и другими программами, например сортировать.
Однако при использовании существующих систем обработки текстов возникают некоторые проблемы. Сложность таких систем зависит от структуры системы команд, числа действий, необходимых для выполнения различных задач, от характеристик операционной системы компьютера, количества вводимого и ре-
392 Глава 10
дактируемого текста, от расположения клавиш на клавиатуре и от степени владения пользователем системами обработки текстов и компьютером в целом [5]. Некоторые из этих вопросов рассмотрены ниже. Робертс [56] сравнил четыре системы обработки текстов и обнаружил, что они сильно различаются как по характеристикам, так и по времени обучения работе с ними. Он предположил, что причиной таких различий может быть разница в требованиях, предъявляемых этими системами к познавательным способностям пользователей. Кроме того, во многих системах обработки текстов в каждый момент можно видеть на экране лишь часть всего текста. Это означает, что пользователь должен домысливать информацию, не отображаемую на экране. Для многих пользователей это представляет значительную трудность, так как они привыкли видеть страницы текста целиком, особенно при наборе и редактировании. Некоторые программы для уменьшения таких затруднений используют несколько окон. Например, система Word фирмы Microsoft Inc. предоставляет пользователю возможность одновременного просмотра нескольких частей одного или нескольких документов в нескольких окнах.
Часто организация меню и диалоговой документации в системах обработки текстов неудовлетворительна. Например, в редакторе Wordstar фирмы Micropro Inc. имеется несколько меню, разработанных специально для того, чтобы пользователь мог не запоминать соответствие команд н клавиш. Каждое такое меню имеет название (например, Block) и содержит несколько команд (например, g — исключить). Однако для доступа к этой информации пользователь должен либо знать, в каком меню содержится нужная ему команда, либо просматривать все меню подряд. В недавно проведенном исследовании [8] было установлено, что эта задача представляет наибольшую трудность для пожилых людей. Это может быть объяснено ослаблением памяти и консервацией стереотипов с возрастом.
