Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами - Роббинз С.
ISBN 978-5-8459-1213-8
Скачать (прямая ссылка):
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Исследования показывают, что типичный менеджер до 25—30% своего рабочего времени проводит на совещаниях [2]. Чем выше поднимается менеджер по карьерной лестнице, тем больше совещаний ему приходится посещать. Главы корпораций и генеральные директора отдают запланированным совещаниям до 59% рабочего времени, а незапланированным — до 10% [3].
Не все долгие часы, проведенные на совещаниях, менеджер организации играет лидирующую роль. Иногда он всего лишь участник, и не от него зависит исход совещания. Тем не менее, подготовка к совещаниям и их правильная организация ложится именно на его плечи. Менеджеру определять круг присутствующих на совещании. Ему же определять повестку дня и следить за тем, чтобы участники совещания придерживались установленного регламента. Однако важнее всего то, что действия руководителя (или, напротив, отсутствие таковых) в значительной мере влияют на эффективность совещаний.
В этой главе рассматривается вопрос проведения групповых совещаний с тем, чтобы участники тренинга научились выполнять эту управленческую обязанность с максимальной эффективностью.
Значение групповых совещаний
Совещания — это именно тот аспект управленческой деятельности, которому чаще всего уделяется или слишком много, или слишком мало внимания. Было подсчитано, что в Соединенных Штатах Америки ежедневно проводится примерно 11 миллионов совещаний [4]. При условии правильной организации и проведения совещание является наиболее эффективным средством обмена мнениями [5]. Также это мощный метод принятия решений, внедрения организационных изменений и развития командного духа. Однако плохо организованное и проведенное совещание равноценно пустой трате времени и ресурсов, а также оказывает на участников деморализующее влияние. Когда непродуктивные совещания становятся системными, участники мечтают лишь о том, как бы поскорее сбежать, а не вынести что-то из совещания [6]. Предположим, что стоимость рабочего времени менеджера, включая заработную плату и премиальные, составляет около 100 долл. в час (что примерно соответствует реальному положению дел). В таком случае, если десять менеджеров собираются на бесполезное двухчасовое совещание, общая сумма потерь составляет 300 ЧАСТЬ V. Управление командами
несколько тысяч долларов, не считая времени, которое могло быть потрачено на выполнение других рабочих задач.
Повсеместное внедрение телекоммуникационной техники, такой как устройства для проведения видео- и телеконференций, а также аудио- и компьютерной связи, позволяет снизить часть этих затрат, поскольку участники совещаний могут оставаться на своих рабочих местах. Однако телеконференции никогда не заменят традиционных совещаний, несмотря на то, что значительная доля групповой динамики, характерной для встреч лицом к лицу, возникает и на виртуальных совещаниях.
В ваших силах улучшить качество проводимых совещаний, внедрив ряд простых мер. Мы предоставим вам советы двух типов: касающиеся подготовки к совещаниям и собственно их проведения. Оба этих направления развития одинаково важны: самая тщательная подготовка окажется бесполезной, если вы не сможете эффективно руководить ходом совещания, и точно так же искуснейшее проведение совещания не покроет недостатки планирования.
Подготовка к совещанию
Возможно, самый лучший способ начать — это просто положить перед собой пустой лист бумаги и подумать о том, каким должно быть совещание. Следует записать все вопросы, подлежащие обсуждению, и указать, какие решения следует принять участникам встречи. Также важно отметить, каких изменений вы ожидаете достичь после совещания и какие необходимо осуществить изменения накануне его. Хотя обстоятельства каждого совещания уникальны, планирование обычно строится по следующим принципам.
Постановка целей. Большинство совещаний проводятся для обмена мнениями или решения проблем. Даже в тех случаях, когда цели совещания могут быть очевидными для вас, как организатора и руководителя, их следует четко сформулировать и предоставить всем участникам. Имейте в виду, что для подчиненных ваши цели могут оставаться непонятными и даже двусмысленными. Не забудьте заранее сообщить участникам дату и время проведения совещания, повестку дня и планируемый алгоритм принятия решений.
Совещание, посвященное обмену информацией, будет эффективным, если во время его происходит обмен сложной или противоречивой информацией, если эта информация имеет важные последствия для участников совещания, или если личная передача информации имеет символическую ценность. Во всех остальных случаях следует подумать над тем, чтобы ограничиться перепиской или телефонными звонками.
Совещания, посвященные решению проблем, позволяют объединить знания и умения нескольких людей. Идеи, которые рождаются в открытой дискуссии, обычно богаче и креативнее, чем идеи, к которым те же люди могут прийти по одиночке .
Выбор участников. На совещание следует пригласить сотрудников, которые примут в нем активное участие, а также тех, кого коснутся ожидаемые результаты
