Управление командами для чайников - Бронштейн М.
ISBN 5-8459-0543-5
Скачать (прямая ссылка):
^oSEI Ar В протокол не обязательно записывать каждое слово
участников, достаточно описать главные события. Составляя протокол, соотнесите его с повесткой дня, а информацию структурируйте по таким важным аспектам.
©
§ S Рассмотрение главных тем.
Записи о принятых решениях и достигнутых соглашениях.
S Описание заданий, назначение ответственных, конечные сроки выполнения.
S Перечень результатов (видов продукции), которые должны быть получены (произведены).
V Описание тем, которые надо рассмотреть на следующем I совещании.
$<< •к
I
ft--. Ш
-*
X +
+
у
I
5:5 &
$
После собрания распечатайте протокол и как можно быстрее раздайте копии всем участникам. Храните копию повестки дня и протокола в специальной папке. Так вы обеспечите документальное подтверждение выполненной во время собрания работы и поможете команде сохранить ясное видение цели командной деятельности и уже достигнутых успехов.
Распределение ролей
Для успешного проведения собрания необходимо назначить "исполнителей" трех ролей (иногда — четырех). Вот эти роли.
Фасилитатор
Фасылитатор направляет и моделирует собрание, помогая команде рассмотреть все заявленные в повестке дня темы. Как лидер или менеджер команды вы должны уметь фасилитировать совещания, но это не означает, что вам придется делать это постоянно — обучите этому членов своей команды, и тогда соб-
'XOSWS WOn та mnr.i і чаїюдьа Htaiiimrtil і.агмг nrtyjtea? оаа» « ?» • .
230 Часть IV. Уроки мастерства
яче» а И и H11»-.VATVK' рання будут проводиться эффективно даже в ваше отсутствие. В последнем разделе этой главы мы рассмотрим базовые навыки эффективной фасилитации.
Протоколист
Протоколист ведет записи и регистрацию документов, составляет протокол, набирает на компьютере и распространяет его среди сотрудников. Эту роль могут исполнять все члены команды по очереди. Протоколист должен концентрировать внимание не на ярких фразах и конкретных словах участников, а на важнейших темах и ключевых моментах — достижениях и решениях.
Участник
Участники — это материя совещания. Они играют самую важную роль, поэтому должны приходить хорошо подготовленными, а в процессе собрания быть активными и настроенными на работу. Обязательно включите в директивы команды темы, волнующие участников собрания всех вместе и индивидуально. (Подробно командные директивы мы рассмотрели в главе 6.)
Ведущий презентацию
Сотрудники, которые проводят презентацию, приглашаются на совещание команды при необходимости. Они знакомят остальных участников с последними открытиями, делятся опытом и передают другую уместную информацию, нужную команде для эффективной работы. Ведущий презентацию может быть как членом команды, так и приглашенным со стороны.
„сAr Убедитесь, что ведущий, особенно если он приглашен со стороны, знает, о чем и сколько времени говорить. Также запланируйте время для ответов на вопросы, которые обязательно появятся у участников совещания.
©
Цель проведения собрания
Цель сообщает участникам, зачем проводится это собрание и чего вы пытаетесь достичь, собирая всех вместе в конфереиц-залс. Вот несколько примеров того, в чем может состоять цель совещаний.
і і
і
г
S Планирование. S Принятие решений.
ms. vicvrtm імшшіііішіі "і ш if • і ігїггґгі-" і - ... jum«. .«г ммммммиа^
Глава 12. Продуктивные собрания 231
g^w^-ff^nninniTTiriiiiin IimiOHiifBiflw TtrTi Uli—ИМИ ill ............... И——ПГІ і і *•¦•• ' ^^НИЖШИИШІИ^ИШШИШІІШМІІІ ll4liinnii«iil.nKwmfWMWiwMawi
* St:
І I
і
* I
I
I
W-$
*
I
?
\v.
!\V «X
I
I
X.
I
і
S Разрешение проблем. S Улаживание групповых конфликтов.
V Оценка достигнутых результатов. S Постановка целей команды
S Определение групповых и индивидуальных заданий и составление графика выполнения работ.
V Тренинги и обучение
V Поощрение успехов и достижений.
s Развитие рабочих взаимоотношений.
V Разработка процессов и продукции.
^ Формирование новых и тестирование уже существующих идей.
Оценка текущего состояния дел. V' Составление рекомендаций. Анализ завершенного проекта.
Четко определенная цель собрания способствует его продуктивной работе, что в свою очередь помогает команде достичь успеха когда она возвращается к работе.
©
Jr Заметьте, что передача новостей и обмен информацией не входят в перечень целей собрания. Конечно, командам нужны новости и информация, и какая-то их часть передается во время совещания. Но лучше обмениваться информацией по электронной почте или вывешивать сообщения на доске объявлений, а собрания сделать именно рабочими.
Как составить сфокусированную повестку дня
Что делает обычное собрание продуктивным и эффективным? Сфокусированная повестка дня, т.е. письменный план, который структурирует процесс собрания и направляет его на достижение цели мероприятия. План раздают для ознакомления всем участникам собрания за некоторое время до проведения. Это не устное сообщение, не краткие записи для самого себя и не список вопросов, составленный безо всякой структуры.
