Тренинг делового общения для менеджеров. Руководство по управлению кадрами - Роббинз С.
ISBN 978-5-8459-1213-8
Скачать (прямая ссылка):
Не прикрепляйте к письму ненужные файлы
Большие прикрепленные файлы раздражают получателей, а иногда вызывают сбои в работе почтовых программ. По возможности старайтесь прикреплять только сжатые ("архивированные") файлы и, разумеется, не злоупотребляйте этой возможностью электронной переписки. Более того, установите на своем компьютере хорошую антивирусную программу — не хотите же вы ненамеренно переслать деловому партнеру или приятелю письмо, зараженное вирусом!
Придерживайтесь правильной структуры и плана электронного письма
Поскольку читать с экрана компьютера сложнее, чем с листа бумаги, при составлении электронных писем важно придерживаться правильной структуры и плана. Разделяйте текст на короткие параграфы, оставляя между ними пустые строки, а также пользуйтесь маркированными или нумерованными списками.
Не злоупотребляйте опцией "высокого приоритета"
Всем известна история о мальчике, который много раз кричал: "Помогите, волки!" просто, чтобы развлечься. Если вы злоупотребляете опцией "высокий приоритет", она потеряет свое значение и окажется бесполезной именно тогда, когда понадобится вам по-настоящему. Кроме того, даже если электронное письмо действительно имеет статус "приоритетного", ваша отметка об этом может показаться получателю агрессивной.
Не пишите ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ
ЕСЛИ ВЫ ПЕЧАТАЕТЕ ОТДЕЛЬНЫЕ СЛОВА ИЛИ ФРАЗЫ ПЕЧАТНЫМИ БУКВАМИ, СОЗДАЕТСЯ ВПЕЧАТЛЕНИЕ КРИКА. Это может вызвать у получателя вашего письма негативные реакции и даже ответ в форме флейма.
При обмене посланиями сохраняйте ветвь дискуссии
Отвечая на электронное письмо, не удаляйте оригинальное послание. Другими словами, всегда нажимайте кнопку Ответить, а не Новое сообщение. При больших 443 ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Электронный этикет
объемах электронной почты вы не сможете сохранять в памяти все подробности даже важной переписки. Это означает, что "голые" ответы окажутся малоинформативными и неполными, а вы потратите массу времени, стараясь восстановить в памяти контекст переписки. При предложенном подходе отправление писем окажется чуть более продолжительным, но вы сохраните гораздо больше времени и вам не придется лихорадочно выискивать в папке Входящие предыдущие послания.
К письмам добавляйте предупреждения об отсутствии ответственности
Как при внутренней, так и при внешней переписке к сообщениям важно добавлять предупреждения. Это защитит вас от всевозможных недоразумений. Представьте такой сценарий: сотрудник случайно отправляет с электронным письмом клиенту вирус. Клиент предъявляет иск к вашей компании по возмещению ущерба. Если в верхней части любого электронного письма исходящей из ваше организации почты будет указано, что отправитель не несет ответственности за повреждения, вызванные получением его письма, и получателю следует проверить его при помощи антивирусной программы, закон будет на вашей стороне. Другой пример: сотрудник компании подает на нее в суд за то, что сообщение, содержащее расистские выпады, долгое время циркулировало по внутренней почте. И опять, если в каждом письме внутренней почты содержится строгое указание, предписывающее сотрудникам воздерживаться от обмена письмами оскорбительного содержания, вы сможете утверждать, что компания сделала все, чтобы предотвратить подобный инцидент.
Перечитывайте электронное письмо, прежде чем отправить его
Многие люди не перечитывают электронные письма перед отправкой. Это неправильный подход; ведь перечитывая свои послания, вы не только вовремя исправите все орфографические ошибки, но и прочтете письмо целиком, воспринимая его с точки зрения получателя. Это поможет вам избежать многих недоразумений и повысит эффективность электронного общения.
Не злоупотребляйте опцией ОТВЕТИТЬ ВСЕМ
Используйте данную опцию только в том случае, если действительно желаете, чтобы ваше сообщение стало достоянием всех получателей оригинального письма.
Почтовое отправление: используйте поле Bcc или соединяйте письма
Отправляя электронные письма, многие располагают электронные адреса всех получателей в поле Кому. Такая практика имеет два существенных недостатка.
1. Получатель узнает о том, что вы отправили адресованное ему письмо большому числу людей.
2. Вы разглашаете электронные адреса без согласия их владельцев. 444 ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Электронный этикет
Существует куда более удачный способ: размещать электронные адреса получателей в поле Bcc. Однако, поскольку получатель видит лишь адрес, размещенный в строке Кому, в том случае, когда она пуста, ваше письмо могут посчитать спамом. Поэтому каждое письмо лучше отправлять отдельно. А если вы пользователь Microsoft Outlook и на вашем компьютере установлен Word, можете соединить письма. Для большей информации обратитесь к Справке программы Word.
Будьте осторожны с употреблением аббревиатур и эмотикона
При деловой переписке по электронной почте избегайте употребления таких распространенных аббревиатур, как IMHO (In My Humble Opinion, т.е. по моему скромному мнению) или LOL (Laugh Out Loudy т.е. громко хохочу). Во-первых, получатель письма может и не знать об их значении; во-вторых, подобные сокращения в деловой переписке не уместны. То же самое касается "смайликов", например :-). Если вы не уверены, что вашему адресату известно их значение, лучше не употреблять их в письме.
